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[分享] 讓工作效率UP起來

讓工作效率UP起來

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1.確定方向 不走冤枉路
俗話說:「馬壯車好不如方向對」,這句話的典故來自春秋戰國時期,有位夫子備了很多物品,欲前往南方楚國,便向路人問路,路人答:「此路非往楚國。」夫子說:「我的馬很壯,沒關係。」路人又再強調這不是去楚國的方向,夫子依然固執的說:「我的車很堅固。」路人只好歎息的說:「這不是往楚國的方向啊!」方向錯誤,再怎麼努力都枉然。

仔細想想做這項工作的重點是什麼,希望藉此得到什麼結果,這樣做之後是不是真的能得到想要的結果,與你的主管及上下游流程的同事一同討論,再決定整個方向及流程。

小箴言
光是忙碌是不夠的。問題在於:我們到底在忙些什麼?


2.做行事曆及專案執行計劃
事先做好計畫表可以幫助你釐清想做完的事,你可以利用以下的工具:
‧電腦軟體,例如Outlook內有計畫表、行程表和日曆。
‧日曆或是商務日誌。
‧自行設計的簡單表格。

以一天的計畫表來說,首先列出你必須做的事,這些是你今天的首要工作;然後再列出應該做的事,以及可以做但並不急於一時的事。然後評估各項工作所需的時間,再決定如何把時間分配到這些工作上。記住,應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內去做。一天的時間規劃完成後,可以延伸成一週的計畫,決定一週內最重要及必須做的事。每天要確認行程是否照計畫進行。

小箴言
知道計畫何時開始,就開始列進度,但不要讓做計劃的時間取代了執行的時間。----波士頓顧問公司副總裁史塔克(George Stalk)


3.運用系統思考,工作分門別類進行
養成把握重點,循序漸進,集中力量的習慣,決定次序,從最重要的事情著手。我們必須先決定那一個工作比較重要,必須優先去做;那些比較不重要,可以緩辦。不考慮優先次序所產生的另一結果,常是一無所成,而且被拖延或耽擱的事情,等之後再提出時,往往已失去時效性。
‧依工作的重要性決定完成工作的優先順序。
‧依工作的重要性決定投入工作的時間。
‧同性質、同種類、類似性高的工作一次解決。
‧不斷地思考是否有更有效率的工作方法。
‧避免用過大的手段達成較小的目的以造成浪費,如殺雞焉用牛刀。

小箴言
不要浪費時間做「垃圾」工作,去做那些會增加你生產力的工作。----心理學與行為專家羅貝塔‧羅史(Roberta Roesch)


4.事前準備需周到
在工作過程中再花時間去尋找所需的資料或工具,只會事倍功半,徒增出錯的機會。事前即將一切所需都準備好,即取即用。
‧隨時準備好「最新」的資訊:「資料」的隨時更新與增刪,可以讓我們永遠掌握到最新的訊息,並隨時將它做好整編、歸類等的工作,以供我們隨時掌握最新的狀況,並可迅速做出正確的思考判斷。
‧要有「工具庫」的觀念:隨時將自己的「知識、經驗、技能」等,做好轉換成工具的觀念,以便隨時可以拿出來運用,或重新組合,以便縮短時間、提高效率,增加更多的成功機率。
‧尋找自己的「良師」:在公司內外尋求一群具備不同專業技能與職位的良師,藉由良師的經驗、智慧與人脈關係,可以提供各類的協助。

小箴言
當你在做小事情的時候,你必須想「大事情」,以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進。----趨勢專家艾文‧托佛勒(Alvin Toffler)


5.不斷學習新的知識與技能
在十倍速生涯裡,工作變換得快,工作速度本身也快,加上外在環境及產業新知識加速產生,若不加緊學習腳步,就可能像老牛拖著重車,或是一個折舊嚴重的汽車卻開在高速公路上一樣,不僅充滿了無力感,更會遭受時代無情的淘汰。「苦幹」是成功的充分或基本條件,但它並不能保證成功,今天我們還要聰明工作,只有不斷學習才能提升工作效率及創新。
不斷學習對工作能力的增進很重要,綜觀古今中外成功人士,或是觀察卓越企業的主管,主動發問、參加課程,甚至只是默默觀察別人怎麼做,都能從中學習到的新知與技術,再消化出更有效的做事方法與解決問題之道。

小箴言
今天要追求成功,和是否擁有能夠開花結果的知識、知識多快能夠開花結果成正比。----企管顧問與作家畢德士(Tom Peters)


6.創意使你輕鬆做事
有創造力,才不會為了一些問題苦思對策,在無例可循的情況下,急得像熱鍋上的螞蟻,坐立難安。時時評估創意帶來的好成果,在過程中你會領悟到,利用創意來解決問題是一種快樂而有趣的事,培養創意絕對是企業人必備的技巧之一。

培養創造力的方法有以下幾種:
‧開放心胸,經常注意周遭的環境,就像科學家善於觀察四周的一舉一動,就可發現很多新方法能解決老問題。
‧檢視所有可能的方案,千萬別因「不可能」、「幼稚」、「沒人成功過」或是「從沒聽說過」而輕易放棄。
‧善用自己的第六感,保有敏銳的感覺,放鬆身心,運用你的靈感,突破思維的限制。
‧抽離各個解決問題方案的精華,予以分類整理,再重新組合,看看彼此的關係如何,能否衍生出新的觀點。

小箴言
現在的公司需要很多好點子才能應付各種改變,但往往斤斤計較員工是否準時上班。----管理專家馬克‧艾普勒(Mark Eppler)


7.適當的e化工具輔助
高科技能幫助你節省時間,不過先決條件是要選對適合自己的,考量你希望他為你做什麼?它對你有用嗎?購買軟體前你需先做研究,確定它的功能符合你的需求要讓e化工具確實幫你提升效率,請遵循以下步驟:
‧請教同時熟悉科技產品與你的工作內容的高手,了解你正考慮採用的工具有哪些利弊,是否能節省時間、提升生產力,增加你的工作優勢。
‧列一張採購評量表,跟賣場的銷售人員再討論一次。
‧花點時間贖練該工具的基本技巧,這時候所花的時間,將來都會加倍帶來利益。

一般會使用的e化工具,包括電腦及各式管理軟體、備份系統、電子郵件、網際網路(包含線上服務、全球資訊網、新聞佈告欄等)、個人數位助理(PDA)、行動電話、掃描器等,即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等,其實都有一些功能可以提升效率。

小箴言
如果你不了解科技,就永遠不可能讓科技成為你的幫手。----新格無線通訊(Cingular Wireless)執行長史帝芬‧卡特(Stephen Carter)


8.借用他人的時間
要讓工作有效率,分工合作甚至找專家幫忙都是方法之一,授權是節省時間的終極武器,也是增加效率的法寶。投資一點時間常常和你的員工溝通,會產生很大的效益,尤其要讓他們搞清楚狀況,否則他們就不可能分攤工作負荷。

以下基本原則幫助你更有效地授權:
1.決定什麼事要授權出去。授權和交託正常工作任務是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責,但是你保有控制權,並負有責任。
2.說明清楚你要的結果。一般來說,被授權者都會用自己的方式去完成任務,如果你希望運用特定的方法來完成,一開始就要讓對方知道。
3.清楚界定責任。確定對方了解他所應負的責任,如果他不了解任務及目標,或是不符合你的期望,要重新仔細檢討整件事。

小箴言
高績效者會集中心力於解決問題,而不會集中心力於責怪問題的發生。---Performance Sciences Corp.總裁查爾斯‧佳飛爾(Charles Garfield)


9.適度休息消除壓力
每份工作都有壓力,我們的壓力就在於自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣,最好能夠疏導,如果一股腦將不滿情緒發洩在工作或同事身上,只會讓工作受阻,代價更大。

丹尼爾‧高曼(Daniel Goleman)提出提升情緒智商的五個步驟:
1.我想成為什麼樣的人?想像一下幾年後自己想成為怎樣的人?思考一下自己典型的一天是什麼樣子?
2.我到底是誰?看清自己的弱點很重要,但也要了解自己的長處。
3.我要如何改變?擬定計畫朝目標去改變,按部就班,從自我覺醒開始練習。
4.改變要如何持續?改變要靠實踐,要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為模式。
5.找誰幫忙?要增進情緒管理的能力,一定要有人幫忙,創造支持我們改變的環境。

小箴言
在他人所輕蔑的事獲得成功,是了不起的事。因為,這必須克服他人和自己。---「笑傲職場」一書作者波德斯塔(Connie Podesta)


10.適度休息消除壓力
很多人都有一種錯誤的觀念,以為多做一點事情,多花一點時間,就會有多一點代價。可是,人在筋疲力盡的狀態下,反而容易犯錯連連,也許隔天醒來,又要從頭來過;這個時候,選擇休息一天,或許工作效率會更高。而且,計劃未必能完全按照期望進行,此時,在時間表上留白,就有其必要性。

小箴言
讓每一分鐘上緊發條,然後適時放鬆,讓工作遊刃有餘,事業耀眼也能兼顧生活。----大學研究公司執行副總裁里根(Lewis D. Eigen)

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